Stellenbeschreibung
VOS MISSIONS:
Le/La Stagiaire Coordinateur(trice) d'Événements aura pour mission d'assister l'équipe événementielle dans l'organisation et la mise en œuvre de nos événements internes et externes. Il/Elle contribuera activement à toutes les étapes du cycle de vie des projets événementiels, de la conception à la post-production, en veillant à la bonne exécution et au respect des objectifs fixés.
VOS RESPONSABILITÉS:
- Support à la planification et à la logistique :
- Participer à la recherche et à la sélection de prestataires (lieux, traiteurs, équipements techniques, animations, etc.).
- Assister à la négociation des devis et au suivi des contrats avec les fournisseurs.
- Contribuer à l'élaboration des plannings détaillés et des rétroplannings des événements.
- Gérer les aspects logistiques : gestion des invitations, listes d'invités, accréditations, transport, hébergement si nécessaire.
- Préparer les supports événementiels (badges, signalétique, documents de présentation, goodies).
- Contacts avec les clients
- Communication et promotion :
- Coordination avec le département communication et participer à la mise à jour des outils de communication interne et externe liés aux événements.
- Assurer le suivi des inscriptions et des confirmations de présence (dépendant des événements).
- Coordination le jour J :
- Apporter un soutien opérationnel sur site lors des événements (accueil des participants, gestion des prestataires, coordination des équipes internes), dépendant des événements,
- Veiller au bon déroulement de l'événement et à la résolution rapide des imprévus.
- Suivi et évaluation post-événement :
- Participer à la collecte des retours d'expérience et à la réalisation de bilans post-événement.
- Aider à la compilation des données et à la création de rapports d'analyse.
- Contribuer à l'archivage des documents et des ressources événementielles.
- Gestion administrative :
- Assister dans le suivi budgétaire des événements (suivi des dépenses, classement des factures).
- Mettre à jour les bases de données contacts et prestataires.
VOTRE PROFIL :
- Étudiant(e) en Marketing en école de commerce, communication, événementiel, ou équivalent universitaire.
- Une première expérience (stage, association) dans l'organisation d'événements serait un plus.
- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Bonnes capacités rédactionnelles en français et en anglais.
- La connaissance d'outils de gestion de projet ou de communication serait appréciée.